Главная -> Для юридических лиц -> Исполнение деловых поручений

Исполнение деловых поручений

До 17.11.2019 скидки до 20-30%

Предложение действует:
  • 00
  • 12
  • 22
  • 02
  • дней

  • часов

  • минут

  • секунд


Выполнение распоряжений является краеугольным камнем деятельности любой организации, будь то небольшая торговая фирма или крупное производственное предприятие. Иерархическая цепочка может выглядеть примерно следующим образом: руководитель — начальник отдела — подчиненные. Так или иначе, всегда есть тот, кто ставит задачи, и тот, кто их выполняет. И чем больше ставится этих задач, тем сложнее их выполнять, а также контролировать исполнение, ведь распоряжения, данные устно, почему-то зачастую «забываются», выполняются не вовремя и не в полной мере. Как правильно поступить, чтобы этого не происходило? Давайте разберемся.

Все распоряжения условно можно разделить на 2 группы — указания и поручения.

Указание — это достаточно простой вид задания, которые подчиненному предписывается выполнить, как правило, в течение рабочего дня. Например, секретарю дается указание дозвониться до делового партнера, отправить по электронной почте письмо, сделать ксерокопию документов или найти личное дело сотрудника. Задания такого рода даются обычно в устной форме, в программе Skype или по внутреннему чату предприятия. Об исполнении подчиненный докладывает в том же формате. Схема взаимодействия в данном случае достаточно проста. Исполнителем является один человек, и координации с другими подразделениями не требуется.

Поручение — более сложный вид задания, на выполнение которого требуется несколько дней. К поручениям можно отнести, к примеру, организацию встречи с клиентом, печать в типографии рекламного буклета. Их целесообразно оформлять письменно. Если же руководитель дал задание в устной форме, сотруднику для лучшего понимания того, что от него требуется, можно письменно сформулировать поставленную перед ним задачу и согласовать с руководством. Чтобы потом не возникало никаких вопросов и накладок. В данном случае требуется четкость, ясность и полнота формулировки. Неправильно или не до конца понятые распоряжения влекут за собой неизбежные ошибки в исполнении.

Выполнение распоряжений

В процессе выполнения того или иного поручения тот, кто его дал, может потребовать отчет о промежуточных результатах.

Итак, чтобы задание было выполнено в полном объеме и в срок, нужно:

  • четко его сформулировать
  • при необходимости указать желаемые способы и методы исполнения
  • уточнить, в каком виде предпочтительно представить отчет о выполненной работе (сводный отчет, справка, таблица, график и пр.)
  • установить сроки исполнения задания и даты промежуточных отчетов о ходе выполнения

Так или иначе, эти два вида поручений содержат некие общие требования, на которых строится система. При исполнении любого задания очень важно, чтобы вы сами участвовали в определении сроков и способов его выполнения. Это поможет руководителю сформулировать параметры задания более объективно, ведь исполнитель зачастую видит более реальные сроки и пути решения вопроса.

Необходим четкий контроль соблюдения сроков. Если у вас возникают сомнения в их реальности, обязательно поставьте в известность руководителя, предложив при этом два-три способа решения проблемы. При этом объяснения а-ля «я никак не могу дозвониться до такого-то» не учитываются. Если секретарь не может связаться с нужным человеком по телефону, он обязан проинформировать руководителя об иных способах выполнения задания (отправка письма по электронной почте, доставка письма курьером, личный визит в организацию).

Система контроля предполагает обязательный письменный ответ исполнителя. Почтовые программы (например, Outlook) позволяют формировать список задач и конкретные даты исполнения. Если сроки нарушены, программа выделяет их красным цветом, и такие случаи не остаются без внимания всех заинтересованных. Функции контроля целесообразно возложить на третье лицо, которое не является заинтересованным и не имеет отношения к процессу исполнения. Данный сотрудник должен просматривать соответствующий раздел в программе, отслеживать просроченные распоряжения и письменно фиксировать фамилии сотрудников, нарушивших сроки исполнения.

Процесс получения и выполнения любого делового задания можно представить в виде четырех основных этапов:

  • непосредственно его получение
  • работы по подготовке к выполнению
  • процесс выполнения
  • завершение работы и предъявление результата

Каждый из этапов является важным и на каждом исполнителя могут подстерегать достаточно типичные ошибки, которые в состоянии свести на нет или существенно ослабить конечный результат. В связи с чем рассмотрим эти ошибки и способы их нейтрализации.

 


Оставить отзыв

 

Заказать обратный звонок

Бесплатная консультация по всем вопросам.